La réponse en bref
Comment l’Association l’Appui a-t-elle digitalisé ses processus métier ?
S-Krea a conçu une application web sur mesure qui centralise les dossiers, automatise la production de documents, sécurise les données sensibles et fournit des statistiques de pilotage. L’association dispose désormais d’un outil adapté à ses pratiques réelles et capable d’évoluer avec son activité.
Le contexte
Faire évoluer les outils avec les besoins de l’association
L’Association l’Appui accompagne des publics dont les dossiers nécessitent un suivi rigoureux. Avec le développement de son activité, ses outils ne répondaient plus suffisamment aux enjeux quotidiens des équipes.
Les informations devaient être centralisées et sécurisées. Certaines tâches récurrentes mobilisaient encore beaucoup de temps et pouvaient être sources d’erreurs. L’association avait donc besoin de plus qu’un nouvel outil : elle devait faire évoluer sa façon de travailler.
Synthèse
Le projet en un coup d’œil
Gain de temps
Fiabilité accrue
Moins d’erreurs
Meilleure visibilité
Le problème
Quatre enjeux métier à résoudre simultanément
Sécuriser des données sensibles
Centraliser les dossiers dans un environnement maîtrisé, en garantissant leur confidentialité et leur intégrité.
Réduire les tâches répétitives
Limiter les manipulations manuelles nécessaires à la production de documents et les risques d’erreur associés.
Fluidifier les processus
Créer un outil qui suive le fonctionnement réel des équipes, au lieu de contraindre leurs pratiques.
Améliorer le pilotage
Disposer de données fiables et d’indicateurs utiles pour suivre l’activité et faciliter la prise de décision.
Notre approche
Comprendre le métier avant de choisir la technologie
Le projet a commencé par l’analyse du fonctionnement de l’association, de ses contraintes et des usages de ses équipes.
- 01
Comprendre
Entretiens avec les responsables et analyse des processus existants pour identifier les besoins, les contraintes et les usages.
- 02
Diagnostiquer
Repérage des tâches répétitives, des points de friction et des besoins de centralisation et de sécurisation.
- 03
Concevoir
Traduction des besoins métier en spécifications fonctionnelles et définition du périmètre de la solution.
- 04
Développer
Conception d’une application web sur mesure adaptée aux méthodes de travail de l’association.
- 05
Faire évoluer
Déploiement progressif des fonctionnalités et accompagnement des équipes dans l’utilisation de la solution.
La solution
Une plateforme métier sur mesure
S-Krea a conçu et développé un extranet qui centralise la gestion des dossiers et digitalise une part importante des processus internes de l’Association l’Appui.
Centralisation des informations
Les données et les dossiers sont regroupés au sein d’un environnement unique.
Génération automatique de documents
Les documents récurrents sont produits à partir des informations déjà disponibles dans l’application.
Processus structurés
Les étapes de gestion des dossiers sont intégrées dans l’outil afin de fluidifier le travail des équipes.
Statistiques et indicateurs
Les données de l’application alimentent des indicateurs qui améliorent le suivi de l’activité.
Protection des informations
La solution répond aux enjeux de confidentialité et de sécurité propres à l’activité de l’association.
Technologies et capacités
Les fondations de la solution
- Symfony
- Framework PHP utilisé pour développer le cœur robuste et évolutif de l’application.
- Application web sur mesure
- Interface conçue autour des besoins et des processus métier de l’association.
- Documents automatisés
- Automatisation de tâches auparavant réalisées manuellement.
- Statistiques et pilotage
- Exploitation des données pour produire des indicateurs utiles au suivi de l’activité.
Les résultats
Ce que le projet a changé au quotidien
- Des processus digitalisésLes principales étapes de gestion sont réunies dans une plateforme unique.
- Moins de tâches manuellesLa génération de documents réduit les manipulations répétitives.
- Moins de risques d’erreurLa centralisation et l’automatisation limitent les ressaisies.
- Une meilleure visibilitéLes statistiques fournissent une vision plus fiable de l’activité.
- Un outil adapté au métierLa solution suit les besoins réels de l’association plutôt que les contraintes d’un logiciel standard.
« Face à une activité croissante, nous souhaitions mettre en œuvre un logiciel métier afin de répondre au mieux à nos missions bien spécifiques, tout en assurant une meilleure sécurité et traçabilité de nos données sensibles. Nous avons trouvé auprès de S-Krea un prestataire en capacité de cerner les enjeux de la digitalisation et de la centralisation de nos différentes activités, puis de créer un support sur mesure accessible à l’ensemble de nos collaborateurs. Grâce à l’écoute, la souplesse et la réactivité de Marion et David, nous avons concrétisé ce qui n’était jusqu’alors qu’un vague projet. »